Víte, jak vybrat konferenční místnost? Vybavení je klíčové, ovšem není to jediná věc, na kterou byste se jako organizátor měli zaměřit. Nezapomeňte na dobrou dostupnost či možnost stravování a ubytování.

Co zvážit při výběru ideální konferenční místnosti?

Při výběru konferenční místnosti je klíčové zvážit několik faktorů, které zajistí hladký průběh akce a pohodlí účastníků. Ujasněte si typ akce, její účel a počet účastníků. Místnost musí odpovídat velikosti skupiny a formátu setkání – zda jde o formální konferenci, neformální workshop nebo panelovou diskusi. Důležité je také vybavení místnosti, jako je technika a nábytek, a její atmosféra, která by měla podporovat zaměření na téma akce a pohodlí účastníků. Zohledněte také dostupnost a lokalitu, aby byla snadno přístupná pro všechny zúčastněné.

Kapacita: Jak zjistit, kolik míst potřebujete?

Konferenční místnost by měla velikostně přesně odpovídat požadavkům konference. Dbejte na to, abyste nepozvali víc lidí/neprodali víc vstupenek, než je k dispozici míst. Opak je lepší – když máte pár míst do rezervy. Ne vždy se nedostatek míst dá vyřešit přidáním dalších židlí, navíc už to není komfortní. 

Při výběru konferenční místnosti je klíčové správně odhadnout požadovanou kapacitu. Příliš mnoho účastníků na malém prostoru může způsobit nepohodlí, naopak příliš mnoho volných míst může vytvořit dojem prázdnoty. Ideální je mít prostor, který je sice dostatečně velký, ale ne přehnaně, aby účastníci měli pocit, že se nacházejí v příjemném a osobním prostředí.

Pokud pořádáte workshop, zaměřte se na menší místnosti s kapacitou 20-40 lidí. Takto můžete lépe vytvořit interaktivní atmosféru, kde si účastníci mohou vyměňovat názory a aktivně se zapojovat do diskuzí. Velké konference a semináře pro více než 100 účastníků si žádají prostornější sály, které umožní pohodlné usazení a dobrý výhled na přednášející.

Mnohé konferenční místnosti jsou variabilní a lze je přizpůsobit podle potřeby. V případě Hotelu Golf v Praze najdete místnosti s kapacitou od 30 do 200 osob, což umožňuje široké možnosti pro různé typy akcí, od menších seminářů po velké kongresy. 

Nejčastěji se setkáte s místnostmi s kapacitou okolo 60 až 90 osob, velké konferenční sály pak mají kapacity i několik stovek osob. Měla by tomu odpovídat i celková plocha místnosti. Tedy aby vám poskytovatel nenabídl místnost o kapacitě 90 osob, kam se ale pohodlně vejde jen 80 atd. 

TIP: Jestli máte možnost, prohlédněte si místnost s předstihem.

Vybavení místnosti: Jaké technologie jsou nezbytné?

Nesmí chybět komfortní sezení – konferenční či jednací židle a další kancelářský nábytek jako např. jednací stoly, kancelářské stoly pro účastníky a další. Při zařizování konferenční místnosti je důležité zajistit pohodlí účastníků, což znamená výběr komfortního nábytku, který umožňuje soustředění na jednání. Flexibilita je klíčová, proto jsou výhodné mobilní židle a stohovatelný nábytek. Důraz by měl být kladen i na odolné materiály, které se snadno udržují. Tvar místnosti a její barvy ovlivňují vnímání prostoru; světlé barvy opticky zvětší místnost, zatímco tmavší odstíny dodají elegantní atmosféru

Konferenční místnost samozřejmě potřebuje i kvalitní a spolehlivé technické vybavení.

V dnešní době je technologická podpora pro jakoukoli konferenci nezbytná. Projektory, plátna, audio zařízení a Wi-Fi připojení by měly být samozřejmostí. 

K doprovodnému výkladu je dobrý i flipchart. Provozovatel konferenční místnosti by měl samozřejmě zajistit i stabilní a rychlý internet.

Kromě toho, pro interaktivní a dynamickou prezentaci, je výhodné mít k dispozici také dotykové obrazovky nebo interaktivní tabule. Pokud chcete, aby účastníci měli aktivní zapojení do procesu, můžete zvážit i hlasovací systémy nebo tabletové aplikace pro sběr zpětné vazby v reálném čase.

Pro přednášející je důležité, aby technické vybavení bylo snadno ovladatelné. Možnost připojit se k zařízení z vlastního notebooku nebo mobilního telefonu je velkou výhodou. Pokud se prezentace musí spouštět z počítače v místnosti, zajistěte, aby se technika dala snadno připojit bez zbytečných komplikací.

Všechny konferenční místnosti musí být vybaveny špičkovým ozvučením, které zajišťuje dokonalou srozumitelnost a pokrytí celého prostoru. Bez ohledu na to, zda organizujete přednášku, panelovou diskuzi nebo interaktivní workshop, kvalitní ozvučení hraje klíčovou roli při udržení pozornosti účastníků a efektivním předávání informací.

Dalšími faktory, které byste měli vzít v úvahu, jsou osvětlení místnosti a klimatizace. Dobrý poměr přirozeného a umělého světla je velmi důležitý pro soustředění účastníků. Příliš silné nebo slabé osvětlení může ztížit sledování prezentací, ať už na plátně, nebo na počítačových obrazovkách. Klimatizace je nezbytná pro udržení příjemné teploty, zejména v letních měsících, kdy vysoké teploty mohou ovlivnit pohodlí účastníků.

Konferenční místnosti s tímto vybavením najdete v prostorách Hotelu Golf v Praze. Naše místnosti mají kapacity 200, 90, 70, 60, 50 nebo 30 osob a disponují moderním vybavením. Některé jsou propojené s venkovní terasou nebo zahradou, které mohou účastníci využít k odpočinku během přestávek. 

Flexibilita uspořádání prostoru

Při plánování jakékoliv akce je klíčové zvolit konferenční místnost, která nabízí možnost přizpůsobit uspořádání prostoru přesně podle vašich potřeb. Každý typ akce totiž vyžaduje jiný styl sezení. Pro panelovou diskuzi či přednášky je ideální divadelní uspořádání, které umožní maximální kapacitu a dobrý výhled na řečníky. Naopak workshopy nebo školení často vyžadují školní uspořádání s dostatkem prostoru pro poznámky, případně skupinové stoly pro interaktivní práci v týmech.

Navíc díky mobilnímu nábytku a dostatečné ploše lze prostor upravit i pro méně tradiční akce, jako jsou například produktové prezentace, networkingová setkání nebo neformální teambuildingy. Flexibilita uspořádání zahrnuje také možnost využití propojených prostor, jako jsou venkovní terasy nebo zahrady, které umožňují plynulý přechod mezi formální částí programu a přestávkami na čerstvém vzduchu.

Zázemí pro přednášející a VIP hosty

Každá kvalitní konferenční místnost by měla nabídnout zázemí pro přednášející, VIP hosty a organizátory. Ti, kteří se podílejí na prezentacích nebo důležitých jednáních, potřebují prostor, kde se mohou připravit, odpočinout si, nebo si uchovat své osobní věci. Tento typ zázemí je zvláště důležitý pro VIP hosty, kteří ocení soukromí a pohodlí. Místnost pro odpočinek či přípravu na akci by měla být vybavena pohodlným nábytkem, zrcadlem a dostatkem prostoru.

Pokud pořádáte firemní akci, můžete zvážit také přítomnost samostatných jednacích místností, které budou sloužit pro menší setkání a interní diskuze. Tato zázemí mohou být klíčová pro rozdělení velké akce do menších, specializovaných sekcí.

Možnost ubytování pro účastníky

Pokud konference trvá déle než jeden den, nebo pokud účastníci přicházejí z jiných měst, je možnost ubytování v místě konání akce velkou výhodou. Sjednání ubytování přímo v místě konference šetří čas účastníků, kteří se nemusí přesouvat na jiné místo. Zároveň vám to umožní lépe řídit logistiky a zjednodušit celkovou organizaci.

Hotel Golf v Praze nabízí nejen prostory pro pořádání velkých i malých konferencí, ale také velkokapacitní ubytování pro firmy. Takže účastníci i organizátoři mají vše, co potřebují, v dosahu. Kromě toho hotel poskytuje parkování pro účastníky, což je další výhoda, pokud přijedou autem.

TIP: Nabídnout vhodné ubytování hostům z daleka a VIP účinkujícím bývá dobrým zvykem. 

Stravování a občerstvení

Pohodlí účastníků nezahrnuje jen místo k sezení, ale také stravování. Zajistěte dostatečný přísun kávy, čaje, vody a občerstvení během přestávek, což pomáhá účastníkům udržet pozornost a energii. Dále je ideální zajistit catering pro hlavní jídla – obědy a večeře, zejména pokud akce trvá celý den.

Zajistěte, aby strava odpovídala různým dietním potřebám účastníků, včetně možností pro vegetariány, vegany, osoby s alergiemi nebo celiakií. Hotel Golf nabízí kvalitní cateringové služby a možnost organizace snídaní, obědů a večeří přímo v hotelové restauraci.

Dostupnost a lokalita

Lokalita by měla být strategická, zejména pokud jde o velké konference a akce s mezinárodní účastí. Místo konání akce by mělo být dobře dostupné jak hromadnou dopravou, tak osobními automobily. Pokud se akce zúčastní lidé z různých míst, je dobré vybrat místo s dobrým napojením na hromadnou dopravu a možností parkování. 

Hotel Golf představuje ideální volbu pro pořádání konferencí, díky své skvělé dostupnosti z hlavního nádraží a letiště. Kromě toho nabízí pohodlné parkování pro účastníky přijíždějící autem. Nachází se v atraktivní lokalitě, kde si účastníci mohou během přestávek užít relaxaci na venkovní terase nebo v přilehlých zahradách, což poskytuje příjemné prostředí pro neformální setkání nebo odpočinek mezi jednotlivými bloky programu.