Víte, jak vybrat konferenční místnost? Vybavení je klíčové, ovšem není to jediná věc, na kterou byste se jako organizátor měli zaměřit. Nezapomeňte na dobrou dostupnost či možnost stravování a ubytování.

 

Kapacita

Konferenční místnost by měla velikostně přesně odpovídat požadavkům konference. Dbejte na to, abyste nepozvali víc lidí/neprodali víc vstupenek, než je k dispozici míst. Opak je lepší – když máte pár míst do rezervy. Ne vždy se nedostatek míst dá vyřešit přidáním dalších židlí, navíc už to není komfortní. 

 

Workshopy potřebují menší místnosti, za to velké konference větší. Nejčastěji se setkáte s místnostmi s kapacitou okolo 60 až 90 osob, velké konferenční sály pak mají kapacity i několik stovek osob. Měla by tomu odpovídat i celková plocha místnosti. Tedy aby vám poskytovatel nenabídl místnost o kapacitě 90 osob, kam se ale pohodlně vejde jen 80 atd. Jestli máte možnost, prohlédněte si místnost s předstihem.

 

 

Vybavení místnosti

Nesmí chybět komfortní sezení – konferenční či jednací židle a další kancelářský nábytek jako např. jednací stoly, kancelářské stoly pro účastníky a další. Konferenční místnost samozřejmě potřebuje i kvalitní a spolehlivé technické vybavení.

 

Naprostým základem je projektor, plátno a audio zařízení. Prezentace se bez nich neobejde. Ideální je, když lze prezentaci spustit z vlastního notebooku nebo smartphonu. Interaktivní technologie na kreslení či ovládání je velké plus. K doprovodnému výkladu je dobrý i flipchart. Provozovatel konferenční místnosti by měl samozřejmě zajistit i stabilní a rychlý internet.

 

A potom jsou tu další věci, které se starají o komfort účastníků a přednášejících. Například klimatizace. Soustředit se, když venku panují horka, bývá těžké. A díky klimatizaci zajistíte mnohem lepší podmínky pro práci. Uvidíte, že to všichni ocení.  

 

Ani dobré osvětlení by nemělo chybět. Pokud místnost má i přirozený zdroj denního světla, není to vůbec na škodu. V takovém případě by ale měla disponovat i stínicí technikou, aby bylo vidět na plátno.

 

Konferenční místnosti s tímto vybavením najdete například v prostorách Hotelu Golf v Praze. Naše místnosti mají kapacity 200, 90, 70, 60, 50 nebo 30 osob a disponují moderním vybavením. Některé jsou propojené s venkovní terasou nebo zahradou, které mohou účastníci využít k odpočinku během přestávek. 

 

 

Zázemí

Nezapomeňte, že VIP hosté potřebují nějaké zázemí. To nakonec oceníte i vy jako pořadatelé. V ideálním případě je to nějaká místnost, kde si mohou nechat věci, odpočinout si či se připravit na přednášku.

 

Možnost ubytování

Hotel Golf v Praze nabízí nejen prostory pro pořádání velkých i malých konferencí, ale také velkokapacitní ubytování pro firmy. Nemusíte tak řešit přesouvání účinkujících z místa na místo, ale vše zorganizujete v rámci jedné budovy. Nabídnout vhodné ubytování hostům z daleka a VIP účinkujícím je dobrým zvykem.

 

Stravování

Na konferenci obstarejte základní položky jako je voda, káva, čaj, případně i drobné občerstvení. Strava se dá vyřešit například formou cateringu, který je na konferencích velmi oblíbený. Hotel Golf navíc nabízí možnost snídaní, obědů a večeří v hotelové restauraci. 

 

Dostupnost a lokalita

Konferenční místnost by měla být dobře dostupná hromadnou dopravou i autem. K Hotelu Golf je dobré spojení z hlavního nádraží i letiště, navíc je v areálu k dispozici hotelové parkoviště.

 

I výběr lokality může být důležitý – je dobré zvolit strategické místo, například v hlavním městě, kam se budou moct sjet všichni účinkující a kam je dobré dopravní spojení. Ne všichni mají možnost přijet autem a mohlo by se to negativně odrazit na celkové účasti na konferenci.